为进一步推进纪委监委机关档案管理规范化建设，提升档案管理水平，现结合机关档案管理工作实际，制定如下意见。

一、加强档案管理工作的组织领导，构建科学管理体系

坚持把档案管理作为机关规范化建设的重要内容，列入纪委监委机关和各室目标管理责任制，按照组织严密、运行有序的要求健全完善科学管理体系。

（一）组织机构。成立纪委监委机关档案管理工作领导小组，分管办公室工作的区纪委副书记、监委副主任任组长，主管办公室的班子成员任副组长，机关各室（部）负责同志为成员。区纪委办公室主任任领导小组办公室主任，办公室、审理室、各纪检监察室指定1名工作人员任档案管理员，具体负责纪委监委机关、案卷档案管理工作。各科室要明确一名本科室的档案管理员。

（二）职责任务。领导小组负责纪委监委机关档案管理工作的组织领导、工作谋划、部署推动，研究解决档案管理工作中的重大问题；领导小组办公室负责档案管理的日常工作，包括组织协调、学习培训、建章立制、归档整理、业务指导、检查指导、档案室管理等工作。机关档案管理员负责对各室档案的接收归档、维护管理、档案利用及档案室管理等工作；各室档案管理员负责本室档案材料的收集整理、日常保管、立卷移交等工作。

二、明确档案归档范围和任务分工，实现科学立卷归档

（一）档案分类及归档范围

1.机关档案一般分文书档案、案件档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等。

2.各类档案按年度进行立卷归档，归档范围是上一年度1月1日至12月31日之间需要归档的各类资料。

（二）档案整理立卷任务分工

1.文书档案：办公室负责纪委监委机关整体工作文书资料的收集整理、分类装订；各室负责本室文书资料的收集整理、分类装订。

2.案件档案：主要包括检查调查档案、审理档案、信访档案等；由信访室、纪检监察室、审理室及相关室负责，按案件归档要求整理装订，并按检查案卷和审理案卷分别存档。

3.人事档案：由区纪委组织部负责，按人事档案管理相关规定整理归档。

4.财务档案：由财务室负责，按财务档案管理相关规定整理归档。

5.实物档案：主要指上一年度获得的锦旗、奖杯、奖牌、光荣册等有关本委荣誉的实物材料；由各室负责收集，每年2月底前上交办公室统一登记归档。

6.声像档案：主要指机关重要工作、重要会议、重要活动的声像、图片资料，由宣传部负责整理、保存。

7.谈话室的档案资料（视频、音频及相关制度材料），由案件监督管理室按照相关规定整理归档、保存备查。

三、健全完善档案管理制度，形成科学管理机制

把制度建设作为加强档案管理的重要抓手，通过建立健全并严格执行有效管用的机制制度，推进纪委监委机关档案管理制度化、信息化、规范化。

（一）档案业务学习制度。结合机关周五集中学习，定期组织机关干部特别是档案管理员集中学习《档案法》、《河北省档案工作条例》等法律法规，每年至少组织2次档案业务学习交流，定期邀请档案管理专家进行业务培训，不断提升档案管理水平。

（二）文件收集归档制度。每年年初，机关各室对上一年度档案进行归档整理，4月底前完成归档整理工作，办公室审核验收，发现问题及时纠正，验收合格后办理移交手续，档案室统一存档备查。同时，将档案信息录入档案管理系统，加强电子档案管理，推进档案信息化管理。

（三）档案归档整理指导制度。结合年初档案归档整理工作，通过集中讲解、分头指导、实例分析等方式，对各室档案管理员进行业务指导，从源头上提升档案归档整理质量。

（四）档案借阅利用制度。建立借阅登记台账，严格履行借阅登记手续，按规定呈报审批。借阅人员查阅档案一般在现场查阅，不得带离；确需带离的，应当天归还，不得延期。借阅人员应安全保管档案，归还时档案管理员应严格清点检查，核对无误后办理归还手续。

（五）鉴定销毁制度。对超过保管期限的档案，定期进行鉴定销毁。在领导小组领导下由机关各室档案管理员组成鉴定小组，对被鉴定的档案进行审查，提出存毁意见。确需销毁的编制销毁清册，由鉴定小组审定后，连同销毁报告一并报领导小组审定，经确认无误后方可销毁。销毁档案时，由两名以上人员进行监销，销毁后在销毁清册上签字，归档保存，并将销毁情况书面报告委领导。销毁报告和销毁清册归入全宗卷保存。

（六）档案室管理制度。档案室是档案保存管理的机要重地，非档案管理员未经同意不得随意进入；责任室（部）定期对档案室卫生环境进行清扫，保持环境整洁；对人员出入、室内温湿度等相关信息及时记录；要做到“三铁一器”，对室内各类防护设施及时维护，做好“八防”（防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫）等防护措施，建立突发事件应急工作预案，加强演练，确保档案管理安全。

（七）管理员岗位责任制度。档案管理人员要加强对档案移交、维护整理、档案利用、档案销毁、库房管理、安全防范等关键环节的管理，对集中归档保管的档案资料应严格清点核实，做到账物相符，排列整齐有序，确保室藏档案安全、规范、有序管理和保存。

机关档案管理工作领导小组及其办公室要切实发挥职能作用，加强组织协调、谋划部署、业务指导和监督检查，统筹推进档案管理工作；机关各室（部）要高度重视，切实把档案管理作为本室（部）一项重要基础性工作，室主任亲自抓，各室（部）档案管理员具体抓，严格执行各项制度规定，推动机关档案管理工作上档升级。